Die DSGVO gibt Menschen in der EU die Kontrolle darüber, wie Unternehmen ihre Daten verwenden. Zoho CRM führt dafür einen eigenen Bereich: die Compliance-Einstellungen. Dieser Artikel zeigt, was dort passiert und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen.
Die kurze Antwort
Schalten Sie unter Einstellungen, Sicherheitskontrolle, Compliance-Einstellungen die DSGVO-Konformität ein und wählen Sie die Module aus, in denen Personendaten liegen. Danach führt jeder Datensatz dort einen eigenen Abschnitt für den Datenschutz mit dem Feld für die Verarbeitungsgrundlage. Diese Grundlage tragen Sie je Datensatz ein. Bei der Grundlage Einwilligung holen Sie die Zustimmung über das Zustimmungsformular ein.
Die drei Rollen der DSGVO
Die Verordnung verteilt Pflichten auf drei Rollen. Wer sie auseinanderhält, versteht die ganze Einrichtung in wenigen Minuten.
Verantwortlicher
Der Verantwortliche entscheidet, zu welchem Zweck und mit welchen Mitteln Personendaten verarbeitet werden. Diese Entscheidung bleibt bei ihm, selbst wenn ein anderes Unternehmen die Verarbeitung technisch ausführt. Für Ihr CRM sind Sie der Verantwortliche.
Auftragsverarbeiter
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten im Auftrag des Verantwortlichen und bleibt dabei innerhalb dessen Weisungen. Zweck und Verwendung bestimmt weiterhin der Verantwortliche. Zoho nimmt diese Rolle ein.
Betroffene Person
Die betroffene Person ist der Mensch, dessen Daten erhoben werden. Im CRM sind das Ihre Interessenten, Kunden und Ansprechpartner, oft auch Ihre eigenen Mitarbeiter.
Datenschutz und Datensicherheit gehören zusammen
Datenschutz betrifft die rechtmäßige Erhebung und Verwendung von Personendaten. Datensicherheit betrifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die diese Daten schützen. Zoho CRM liefert für beide Seiten Werkzeuge: die Compliance-Einstellungen für die Rechtmäßigkeit und die Sicherheitskontrolle für den Schutz.
Was Sie vor dem Start brauchen
- Das passende Profilrecht. Der Bereich erscheint erst für Profile mit dem Recht zur Verwaltung der Compliance-Einstellungen. In der englischen Oberfläche heißt es Manage Compliance Settings.
- Eine Liste Ihrer Module mit Personendaten. Unterstützt werden Leads, Kontakte, Lieferanten und Ihre eigenen Module. Team-Module bleiben bei der Auswahl außen vor.
- Eine Vorstellung Ihrer Verarbeitungszwecke. Je Modul gehört die Frage geklärt, auf welcher Grundlage Sie dort arbeiten.
Schritt für Schritt einrichten
- Compliance-Einstellungen öffnen. Der Weg führt über Einstellungen, Sicherheitskontrolle, Compliance-Einstellungen. In der englischen Oberfläche lautet er Setup, Security Control, Compliance Settings.
- DSGVO-Konformität einschalten und Module wählen. Markieren Sie die Module mit Daten betroffener Personen. Jedes gewählte Modul erhält im Datensatz einen zusätzlichen Abschnitt für den Datenschutz, neben Info und Online.
- Verarbeitungsgrundlage je Datensatz eintragen. Alle Datensätze starten mit dem Standardwert Not Applicable. Gehen Sie die Bestände modulweise durch und setzen Sie die Grundlage, die für den jeweiligen Datensatz trägt. Für größere Gruppen eignet sich die Massenaktualisierung.
- Zustimmungsformular anpassen. Bei der Grundlage Einwilligung gestalten Sie das Formular im Bereich für das Zustimmungsformular. Den Link legen Sie in eine E-Mail-Vorlage oder in eine einzelne Mail. Ihre Kunden pflegen ihre Zustimmung darüber selbst.
- Übersicht lesen. Die Übersicht im selben Bereich zählt, wie viele Datensätze noch auf dem Standardwert stehen und wie viele bereits eine Grundlage tragen. Dazu zeigt sie den Stand der Zustimmungen als Diagramm.
Die sechs Verarbeitungsgrundlagen
- Einwilligung. Die Person hat der Verarbeitung für einen klar benannten Zweck zugestimmt.
- Vertrag. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
- Rechtliche Verpflichtung. Ein Gesetz verlangt die Verarbeitung, etwa eine Aufbewahrungsfrist.
- Lebenswichtige Interessen. Die Verarbeitung schützt Leben oder Gesundheit.
- Öffentliche Aufgabe. Die Verarbeitung erfolgt im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt.
- Berechtigtes Interesse. Ihr eigenes Interesse trägt die Verarbeitung und wiegt schwerer als das gegenläufige Interesse der betroffenen Person.
Die Auswahl steht je Datensatz zur Verfügung. Zwei Kontakte im selben Modul dürfen also unterschiedliche Grundlagen tragen.
Der Stand der Zustimmungen
Das Zustimmungsmanagement führt drei Zustände, die Sie in der Übersicht als Zahlen wiederfinden.
- Pending. Die Zustimmung steht noch aus.
- Waiting. Die Anfrage ist beim Kunden, die Antwort ist unterwegs.
- Obtained. Die Zustimmung liegt vor.
Diese drei Zahlen sind Ihr Arbeitsvorrat. Sobald die erste Spalte schrumpft, bewegt sich Ihre Dokumentation.
Drei Stolpersteine
Der Standardwert ist eine offene Aufgabe
Nach dem Einschalten trägt jeder Datensatz den Wert Not Applicable. Dieser Wert beschreibt den Zustand vor Ihrer Entscheidung. Planen Sie die Durchsicht als eigenen Arbeitsschritt ein, sonst bleibt der Bereich eingeschaltet und leer.
Personenbezogene Felder verdienen eine Markierung
Zoho CRM erlaubt es, einzelne Felder als personenbezogen zu kennzeichnen. Diese Markierung steuert, welche Inhalte bei Auskunfts- und Löschanfragen auftauchen. Nehmen Sie sie gleich mit vor, solange Sie gerade in diesem Modul arbeiten.
Der Formularlink gehört in die Vorlage
Ein Zustimmungsformular wirkt erst, sobald Ihre Kunden es erreichen. Legen Sie den Link einmal in Ihre Standard-E-Mail-Vorlage. Das erspart Ihnen die Erinnerung bei jeder einzelnen Mail.
Wo die Einstellung endet und die Beratung beginnt
Dieser Artikel beschreibt die Einrichtung in Zoho CRM. Welche Grundlage für Ihre Verarbeitungszwecke trägt, bewertet Ihr Datenschutzberater. Die Felder im CRM halten diese Bewertung fest und machen sie prüfbar.
Der Kern in einem Satz
Die Compliance-Einstellungen verwandeln Ihre Datenschutzentscheidungen in ein Feld je Datensatz, das sich zählen und belegen lässt.