VATEX-Codes in Zoho Books: Welcher Steuerbefreiungsgrund gehört auf welche Rechnung?

Eine Rechnung über 0 Prozent Umsatzsteuer verlangt in der elektronischen Rechnung eine Begründung. Zoho Books führt dafür eine Liste mit Befreiungsgründen, den VATEX-Codes. Dreizehn Einträge stehen darin, und mehrere sehen auf den ersten Blick austauschbar aus. Dieser Artikel sortiert sie.

Die kurze Antwort

Jeder VATEX-Code steht für einen eigenen steuerlichen Sachverhalt. Für die vier häufigsten Fälle im Mittelstand gilt: Beratung für ein Unternehmen außerhalb der EU trägt VATEX-EU-O, Beratung für ein Unternehmen innerhalb der EU trägt VATEX-EU-AE, eine Warenlieferung in ein anderes EU-Land trägt VATEX-EU-IC, und eine Warenlieferung in ein Drittland trägt VATEX-EU-G. Zusätzlich führt die elektronische Rechnung eine Umsatzsteuerkategorie. Code und Kategorie gehören zusammen, sonst scheitert der Beleg bei der Prüfung.

Wo die Liste in Zoho Books liegt

Die Befreiungsgründe gehören zu den Steuereinstellungen. Den Bereich erreichen Sie über Einstellungen, Steuern; in der englischen Oberfläche lautet der Weg Settings, Taxes. Auf dem Beleg wählen Sie den Grund an der Position über das Steuerfeld der Zeile. Auch ein Artikel und ein Kunde dürfen einen Grund tragen und geben ihn an die Position weiter.

Gemessen am 13.10.2026 in einer deutschen Zoho-Books-Umgebung führt die Liste dreizehn Einträge: einmal EXEMPT und zwölfmal einen VATEX-Code.

Null Prozent Umsatzsteuer meint drei verschiedene Dinge

Drei Sachverhalte landen alle bei einem Steuerbetrag von null, und sie folgen eigenen Regeln. Wer sie auseinanderhält, trifft die Codeauswahl in Sekunden.

• Steuerfrei. Der Umsatz fällt unter das deutsche Umsatzsteuergesetz, und eine gesetzliche Befreiung stellt ihn frei. Beispiel: die innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1b UStG.
• Außerhalb der deutschen Besteuerung. Der Leistungsort liegt im Ausland, deshalb steht das Besteuerungsrecht einem anderen Staat zu. Wie dieser Staat den Umsatz behandelt, beurteilt sich nach dessen Recht.
• Reverse Charge. Der Umsatz wird im Land des Empfängers besteuert, und der Empfänger schuldet die Steuer dort selbst.

Die vier Fälle, die Sie auseinanderhalten sollten

Softwareberatung für ein Unternehmen in den USA

Code: VATEX-EU-O. Bei der üblichen B2B-Beratung liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Kunden, hier also in den USA. Damit liegt der Umsatz außerhalb der deutschen Besteuerung. Das ist etwas anderes als eine deutsche Steuerbefreiung, denn eine Befreiung setzt voraus, dass Deutschland den Umsatz überhaupt besteuern darf.

Softwareberatung für ein Unternehmen in Frankreich

Code: VATEX-EU-AE. Der Leistungsort liegt ebenfalls beim Kunden, hier also in Frankreich. Dort schuldet der französische Empfänger die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren. Auf die Rechnung gehört der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Lieferung eines Servers nach Österreich

Code: VATEX-EU-IC. Die Ware gelangt körperlich von Deutschland nach Österreich, der Kunde ist Unternehmer, und die Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung liegen vor. In Deutschland bleibt der Umsatz steuerfrei nach § 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG. Als Beleg dienen die geprüfte USt-IdNr. des Kunden, die Zusammenfassende Meldung und ein Nachweis über den Transport.

Lieferung eines Servers in die Schweiz

Code: VATEX-EU-G. Die Ware verlässt die EU. Bei erfüllten Voraussetzungen liegt eine steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG vor. Dafür brauchen Sie einen Ausfuhrnachweis, in der Praxis den Ausgangsvermerk der Zollverwaltung.

Die übrigen Codes der Liste

• VATEX-EU-132. Steuerbefreiungen im öffentlichen Interesse, etwa Heilbehandlungen sowie bestimmte Bildungs-, Sozial- und Kulturleistungen. Jede dieser Leistungen trägt eigene Voraussetzungen.
• VATEX-EU-151. Umsätze an diplomatische Vertretungen, internationale Organisationen und weitere begünstigte Empfänger, jeweils gegen besondere Nachweise.
• VATEX-EU-143. Steuerbefreite Einfuhren unter den gesetzlichen Voraussetzungen. Gemeint ist die Einfuhr in die EU, also der Gegenbegriff zur Ausfuhr.
• VATEX-EU-146-1E. Dienstleistungen, die unmittelbar mit einer Ausfuhr zusammenhängen, etwa qualifizierte Beförderungsleistungen. Für die Ausfuhr der Ware selbst bleibt VATEX-EU-G zuständig.
• VATEX-EU-148. Lieferungen und Leistungen rund um Schiffe und Luftfahrzeuge im internationalen Verkehr, etwa Versorgung, Wartung und Vercharterung.
• VATEX-EU-79-C. Durchlaufende Posten: Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung Ihres Kunden verauslagen und in Ihrer Buchführung als durchlaufende Posten führen, etwa behördliche Gebühren. Sie bleiben außerhalb Ihrer Bemessungsgrundlage.
• EXEMPT. Ein allgemeiner Eintrag für steuerfreie Umsätze, etwa Finanz- und Versicherungsleistungen. Als Begründung bleibt er blass, weil er die Rechtsgrundlage offenlässt. Wo ein eigener Code passt, ist er die bessere Wahl.

Code und Umsatzsteuerkategorie gehören zusammen

Die elektronische Rechnung führt zwei Angaben: die Umsatzsteuerkategorie je Position und den Befreiungsgrund je Steuerzeile. Die Peppol-Codeliste benennt für acht VATEX-Codes die passende Kategorie.

• VATEX-EU-AE gehört zur Kategorie AE, Reverse Charge.
• VATEX-EU-G gehört zur Kategorie G, Ausfuhr aus der EU.
• VATEX-EU-IC gehört zur Kategorie K. Das überrascht beim ersten Mal, weil der Code das Kürzel IC trägt. Die Kategorie für die innergemeinschaftliche Lieferung heißt K, und die Prüfregel BR-IC-10 verlangt für eine K-Zeile eine Begründung.
• VATEX-EU-O gehört zur Kategorie O, Umsätze außerhalb der Besteuerung.
• VATEX-EU-D, -F, -I und -J gehören zur Kategorie E, steuerfrei. Diese vier betreffen den innergemeinschaftlichen Erwerb gebrauchter Fahrzeuge, gebrauchter Gegenstände, Kunstwerke sowie Sammlungsstücke und Antiquitäten.

Bei den übrigen Codes bleibt die Codeliste offen; in der Praxis tragen sie die Kategorie E. Jede dieser Kategorien verlangt eine Begründung, geregelt in BR-AE-10 für AE, BR-E-10 für E, BR-G-10 für G, BR-IC-10 für K und BR-O-10 für O. Als Begründung genügt dabei ein Code oder ein Freitext.

Die Kategorie O steht allein

Für Umsätze außerhalb der deutschen Besteuerung gelten eigene Regeln, und die sind streng. Vier davon treffen die Praxis regelmäßig.

• BR-O-11 und BR-O-12. Sobald eine Steuerzeile die Kategorie O trägt, gehören alle Positionen des Belegs in diese Kategorie. Eine Mischung aus Kategorie O und 19 Prozent auf einer Rechnung scheitert bei der Prüfung.
• BR-O-05. Eine Position der Kategorie O lässt das Feld für den Steuersatz leer. Auch eine ausdrücklich eingetragene Null gilt dort als Fehler.
• BR-O-02. Auf einer Position der Kategorie O bleiben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Verkäufer und Käufer weg.
• BR-O-09. Der Steuerbetrag der O-Zeile beträgt 0,00.

Für die Praxis heißt das: Eine Beratung für einen Kunden außerhalb der EU und eine im Inland steuerpflichtige Leistung gehören auf zwei getrennte Belege.

Drei Stellen in der Zoho-Liste, die einen zweiten Blick verdienen

Die Codes selbst stimmen. Die Beschreibungen daneben stammen von Zoho und führen an drei Stellen in die Irre.

• Gebrauchtwaren bei VATEX-EU-79-C. Der Eintrag nennt Gebrauchtwaren. Artikel 79 Buchstabe c der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie regelt durchlaufende Posten, also verauslagte Beträge. Gebrauchtwaren gehören zur Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, und dafür stehen eigene Codes bereit, etwa VATEX-EU-F für den innergemeinschaftlichen Erwerb gebrauchter Gegenstände.
• § 4 UStG bei VATEX-EU-132. Der Eintrag spricht allgemein von steuerfreien Lieferungen nach § 4 UStG. Artikel 132 der Richtlinie deckt allein die Befreiungen im öffentlichen Interesse ab, in Deutschland vor allem § 4 Nr. 14 und folgende. Die Ausfuhr nach § 4 Nr. 1a gehört zu VATEX-EU-G, die innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1b zu VATEX-EU-IC.
• Zwei Codes stehen doppelt. VATEX-EU-AE erscheint einmal mit Artikel 196 der Richtlinie und einmal mit § 13b UStG, VATEX-EU-G einmal als Ausfuhrlieferung und einmal nach Zollvorschriften. Im XML landet in beiden Fällen derselbe Code. Der Unterschied liegt allein im Begleittext, den der Beleg mitführt.

Was der Steuerberater entscheidet

Welcher Code auf einen Umsatz gehört, folgt der steuerlichen Beurteilung dieses Umsatzes. Dieser Artikel ordnet die Einträge der Liste und zeigt, welche Frage hinter jedem Code steht. Die Beurteilung des einzelnen Falls bleibt bei Ihrem Steuerberater.

Ein Satz zum Mitnehmen: Der Betrag null sagt für sich allein wenig. Erst Code und Kategorie sagen, warum er dort steht.